Online-Vortrag: Pro oder Contra? Die Wahrheit über Payroll Outsourcing – Entscheidungshilfe für Führungskräfte

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Als ich Anfang 2020 ein umfangreiches Beratungsprojekt in Frankfurt abschloss, ahnte ich nicht, dass dies vorerst mein letzter „klassischer“ Beratungsauftrag sein würde. Wochenweise war ich vor Ort, pendelte zwischen meinem Wohnort und dem Kundenunternehmen, und die Abrechnung erfolgte auf Tagessatzbasis – damals der übliche Standard.

Doch zwei Herausforderungen beschäftigten mich besonders:

Mehr Zeit für die eigentliche Beratungsleistung – weniger Reisezeit, mehr Fokus auf Lösungen.

Weniger Belastung für das Kundenpersonal – Beratungen erfordern Input der Mitarbeitenden, doch zu viel Zeitaufwand erzeugt oft Widerstand.

Diese Überlegungen wurden zu meiner Grundlage einer neuen, effizienteren Beratungsphilosopie und -form.

Die Geburtsstunde der eBeratung

Als mich kurz darauf ein öffentlicher Träger aus Frankfurt kontaktierte, machte die Pandemie Reisen unmöglich. Zudem standen fünf Geschäftsführer des Unternehmens vor der Herausforderung, sich auf einen klaren Beratungsauftrag zu einigen. Inhouse konnte man sich nicht einigen, um was es eigentlich geht – eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiche Beratungsarbeit.

Meilenstein für die digitale Payroll: BAG-Urteil erlaubt digitale Verdienstabrechnung

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 28. Januar 2025 eine richtungsweisende Entscheidung getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf die Digitalisierung von HR-Prozessen und die betriebliche Praxis hat. Das Urteil erlaubt Arbeitgebern, Entgeltabrechnungen rechtssicher in digitaler Form bereitzustellen, ohne dass eine ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer erforderlich ist. Diese Entscheidung bringt sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile und sorgt für mehr Klarheit in der Praxis.

Situation vor dem Urteil

Vor dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 28. Januar 2025 war die Situation bezüglich elektronischer Gehaltsabrechnungen wie folgt:

Rechtliche Unsicherheit: Es gab keine klare höchstrichterliche Entscheidung zur Zulässigkeit ausschließlich digitaler Gehaltsabrechnungen.

Unterschiedliche Gerichtsentscheidungen: Einige Landesarbeitsgerichte, wie das LAG Niedersachsen und das LAG Hamm, urteilten, dass die bloße elektronische Bereitstellung von Lohnabrechnungen zum Abruf durch den Arbeitnehmer nicht ausreiche, um die gesetzliche Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung zu erfüllen.

Zustimmungserfordernis: Viele Arbeitgeber gingen davon aus, dass sie für die Umstellung auf digitale Abrechnungen die ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer benötigten.

Unsicherheit bei der Umsetzung: Arbeitgeber waren unsicher, wie sie die Digitalisierung von Personaldokumenten rechtssicher umsetzen konnten, insbesondere im Hinblick auf die Erfüllung des gesetzlichen Textformerfordernisses gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO.

Diese Situation führte zu Zurückhaltung bei der Umstellung auf vollständig digitale Abrechnungssysteme und zu rechtlichen Auseinandersetzungen, wie im Fall der Edeka-Verkäuferin, die auf einer Papierabrechnung bestand und zu diesem Urteil des BAG führte.

Urteil treibt Digitalisierung in der Payroll voran

Mit diesem Urteil erleichtert das BAG die Digitalisierung in Unternehmen. Arbeitgeber sind nun berechtigt, Gehaltsabrechnungen elektronisch bereitzustellen, ohne auf die Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeiters angewiesen zu sein. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern spart auch Papier und Druckkosten.

Rechtliche Sicherheit für Unternehmen

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