Warum rechtzeitige Planung beim Wechsel des Payroll-Dienstleisters entscheidend ist

Payroll-Prozesse stellen für viele HR-Abteilungen immer noch eine Herausforderung dar. Die Komplexität des Wechsels zu einem neuen Payroll-Dienstleister wird häufig unterschätzt, wie ein aktuelles Praxisbeispiel verdeutlicht. Selbst wenn der geplante Starttermin noch in weiter Ferne liegt, ist eine frühzeitige Planung von entscheidender Bedeutung. Dieser Artikel analysiert die Schwierigkeiten und bietet Entscheidungsträgern, die vor einem Dienstleisterwechsel stehen, wertvolle Ratschläge.

Die Ausgangslage

Eine Kundin erhielt kürzlich die Kündigung durch ihren bisherigen Payroll-Dienstleister und benötigt bis zum 01.01.2026 einen neuen Anbieter. Gleichzeitig möchte sie die Chance nutzen, ihre Payroll-Prozesse zu optimieren. Obwohl 12 Monate Vorlauf ausreichend erscheinen, ist dies ein Trugschluss.

So könnte ein realistischer Zeitplan aussehen:

Q1/Q2 2025: Entscheidung für einen neuen Anbieter

Umfassende Prozessanalyse zur Definition der Anforderungen und Identifizierung von Optimierungspotenzialen
Marktanalyse, Anbieter-Vergleich und erste Gespräche
Vertrags-und Genehmigungsphase innerhalb des Unternehmens (Finanzabteilung, Entscheidungsgremien)

August 2025: Kick-Off des Dienstleisterwechsel-Projekts

Anforderungsdefinition und Schnittstellenplanung
Einbindung von verschiedenen Stakeholdern aus HR, Buchhaltung, Payroll, ggf. IT
Abstimmung mit dem alten und neuen Dienstleister bzgl. der Datenmigration
Ein früherer Start im Juli wäre noch besser

September 2025: Aufsetzen des neuen Systems beim Dienstleister

Aufsetzen, Konfigurieren und Testen des neuen Systems beim neuen Dienstleister
Datenmigration vom alten zum neuen Dienstleister

Oktober-Dezember 2025: Testabrechnungen

Parallele Durchführung von Testabrechnungen im neuen System
Korrekturen/Erkennen und Beheben von Fehlern

Januar 2026: Go-Live

Vollständige Übernahme des neuen Systems nach erfolgreichem Test und Abstimmung
Auch hier werden noch weitere Fehler auftreten und müssen behoben werden.
Nacharbeiten alter Dienstleister

Fazit und Empfehlung

Payroll ist ein komplexer Prozess mit potenziell weitreichenden Konsequenzen bei Fehlern. Ein reibungsloser Wechsel erfordert deshalb gründliche Planung, ausreichend Zeit für Tests und das zeitliche und fachliche Engagement von verschiedensten Stakeholdern aus HR, Payroll, Buchhaltung und ggf. IT.

Unternehmen sollten beim Wechsel des Payroll-Dienstleisters keine Zeit verlieren und lieber großzügig planen. Die ersten Monate sind entscheidend für den Erfolg des Projekts. Als Herzstück der HR-Prozesse verdient Payroll die volle Aufmerksamkeit. Frühzeitiges Handeln sichert einen reibungslosen Übergang und die optimale und möglichst fehlerfreie Abrechnung beim neuen Dienstleister.

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Situation vor dem Urteil

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Rechtliche Unsicherheit: Es gab keine klare höchstrichterliche Entscheidung zur Zulässigkeit ausschließlich digitaler Gehaltsabrechnungen.

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