Warum rechtzeitige Planung beim Wechsel des Payroll-Dienstleisters entscheidend ist

Payroll-Prozesse stellen für viele HR-Abteilungen immer noch eine Herausforderung dar. Die Komplexität des Wechsels zu einem neuen Payroll-Dienstleister wird häufig unterschätzt, wie ein aktuelles Praxisbeispiel verdeutlicht. Selbst wenn der geplante Starttermin noch in weiter Ferne liegt, ist eine frühzeitige Planung von entscheidender Bedeutung. Dieser Artikel analysiert die Schwierigkeiten und bietet Entscheidungsträgern, die vor einem Dienstleisterwechsel stehen, wertvolle Ratschläge.

Die Ausgangslage

Eine Kundin erhielt kürzlich die Kündigung durch ihren bisherigen Payroll-Dienstleister und benötigt bis zum 01.01.2026 einen neuen Anbieter. Gleichzeitig möchte sie die Chance nutzen, ihre Payroll-Prozesse zu optimieren. Obwohl 12 Monate Vorlauf ausreichend erscheinen, ist dies ein Trugschluss.

So könnte ein realistischer Zeitplan aussehen:

Q1/Q2 2025: Entscheidung für einen neuen Anbieter

Umfassende Prozessanalyse zur Definition der Anforderungen und Identifizierung von Optimierungspotenzialen
Marktanalyse, Anbieter-Vergleich und erste Gespräche
Vertrags-und Genehmigungsphase innerhalb des Unternehmens (Finanzabteilung, Entscheidungsgremien)

August 2025: Kick-Off des Dienstleisterwechsel-Projekts

Anforderungsdefinition und Schnittstellenplanung
Einbindung von verschiedenen Stakeholdern aus HR, Buchhaltung, Payroll, ggf. IT
Abstimmung mit dem alten und neuen Dienstleister bzgl. der Datenmigration
Ein früherer Start im Juli wäre noch besser

September 2025: Aufsetzen des neuen Systems beim Dienstleister

Aufsetzen, Konfigurieren und Testen des neuen Systems beim neuen Dienstleister
Datenmigration vom alten zum neuen Dienstleister

Oktober-Dezember 2025: Testabrechnungen

Parallele Durchführung von Testabrechnungen im neuen System
Korrekturen/Erkennen und Beheben von Fehlern

Januar 2026: Go-Live

Vollständige Übernahme des neuen Systems nach erfolgreichem Test und Abstimmung
Auch hier werden noch weitere Fehler auftreten und müssen behoben werden.
Nacharbeiten alter Dienstleister

Fazit und Empfehlung

Payroll ist ein komplexer Prozess mit potenziell weitreichenden Konsequenzen bei Fehlern. Ein reibungsloser Wechsel erfordert deshalb gründliche Planung, ausreichend Zeit für Tests und das zeitliche und fachliche Engagement von verschiedensten Stakeholdern aus HR, Payroll, Buchhaltung und ggf. IT.

Unternehmen sollten beim Wechsel des Payroll-Dienstleisters keine Zeit verlieren und lieber großzügig planen. Die ersten Monate sind entscheidend für den Erfolg des Projekts. Als Herzstück der HR-Prozesse verdient Payroll die volle Aufmerksamkeit. Frühzeitiges Handeln sichert einen reibungslosen Übergang und die optimale und möglichst fehlerfreie Abrechnung beim neuen Dienstleister.

Beratung und Unterstützung gesucht? Mit meiner Erfahrung unterstütze ich Unternehmen nicht nur bei der operativen Umsetzung von Outsourcing-Projekten, sondern berate diese auch im Vorfeld eines potentiellen Payroll Outsourcings.

Beitrag teilen:

Verwandte Beiträge

Unvermittelbar. Warum ich so ungern mit Vermittlern zusammenarbeite

Vermittler sind auf dem Freiberuflermarkt allgegenwärtig. Neben den großen Big Playern haben sich in den letzten Jahren zahlreiche kleinere Anbieter etabliert. Doch so präsent sie auch sind – ich bin kein Fan davon.

Seit über 12 Jahren mache ich meine Erfahrungen mit Ihnen – leider keine positiven.

Warum das so ist, erfahren Sie jetzt.

Die typische Anfrage – ein Beispiel aus der Praxis

Vor Kurzem klingelte mein Telefon. Eine junge Vermittlerin war am anderen Ende der Leitung.

„Sind Sie gerade verfügbar?“
„Ja, aber wofür?“
„Ja, als Payroll Specialist!“
„Sorry, aber etwas mehr muss ich schon wissen. Am besten Sie schicken mir eine Projektbeschreibung.“

Kurze Zeit später lag die Beschreibung in meinem Email-Postfach. Der Titel: Payroll Specialist. Doch der Inhalt? Eine Liste von Aufgaben, die eindeutig einem Projektleiter zuzuordnen waren.

Ich wies die Vermittlerin auf die Diskrepanz hin. Ihre Antwort? „Die Projektbeschreibung haben wir einfach vom Kunden so übernommen, mehr weiss ich auch nicht.“

„Echt? Machen Sie keine Auftragsklärung?“ fragte ich nach. Doch ihre Reaktion war ernüchternd – offenbar nicht.

Die größten Probleme mit Vermittlern

Solche Erlebnisse sind kein Einzelfall. Meine Hauptkritikpunkte an Vermittlern sind:

Der Dunning-Kruger-Effekt: Warum wir oft nicht wissen, was wir nicht wissen

In einer Welt geprägt von Klimakrise, Krieg und Inflation gewinnen einfache Antworten auf komplexe Fragen erschreckend an Einfluss. Während Staaten um nachhaltige Lösungen ringen, erklären Laien auf Social Media die „Wahrheit“ über Energiewende oder Pandemien – oft ohne Fachkenntnis, aber mit umso größerer Selbstgewissheit. Dieses Phänomen ist kein Zufall, sondern ein Beispiel für den Dunning-Kruger-Effekt,.

Was ist der Dunning-Kruger-Effekt?

Entdeckt 1999 von den Psychologen David Dunning und Justin Kruger, beschreibt dieser Effekt, wie Menschen mit geringer Kompetenz in einem Bereich ihre Fähigkeiten massiv überschätzen – und gleichzeitig die Expertise anderer unterschätzen. Der Kern des Problems: Betroffenen fehlt nicht nur Wissen, sondern auch die Fähigkeit, ihre eigenen Wissenslücken zu erkennen.

Die Studie, die alles ins Rollen brachte

Dunning und Kruger ließen Cornell-Studierende Tests in Grammatik, Logik und Humor bewältigen. Anschließend schätzten die Probanden ihre Leistung selbst ein. Das Ergebnis: Die schlechtesten 25 % überschätzten ihre Ergebnisse um bis zu 50 %, während die Besten ihre Leistung leicht unterschätzten. Die Erkenntnis: Wer wenig weiß, merkt nicht, wie wenig er weiß – weil genau das fehlende Wissen nötig wäre, um Fehler zu erkennen.

Warum geschieht das? Die Reflexions-Lücke
Der Effekt entsteht durch einen Mangel an Metakognition – der Fähigkeit, das eigene Denken zu reflektieren. Inkompetente Personen fehlt das Wissen, um Aufgaben korrekt zu lösen, aber auch das Bewusstsein, dass ihnen dieses Wissen fehlt. Ein Teufelskreis: Ohne Selbstkritik bleiben sie in ihrer Blase der Selbstüberschätzung und verbessern sich nicht.